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Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften (SHK und WHK)



















Auf dieser Seite finden Sie Informationen zur Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften. Von den rechtlichen Rahmenbedingungen z.B. im Befristungsrecht, über Arbeitsvertragsbedingunen z.B. zu Urlaub und Mutterschutz bis zu den Formalitäten bei der Einstellung bzw. Verlängerung.

Begriffsbestimmung

Rechtliche Rahmenbedingungen

Arbeits(vertrags)bedingungen

Einstellungsverfahren

Interessenvertretung

 Ansprechpartnerin:

 Claudia Schumann

 Raum 03.102

 + 49 (0) 3334 657-157

Claudia.Schumann@hnee.de

 


Begriffsbestimmung

Studentische Hilfskraft (SHK)

  • wissenschaftliche Hilfskraft ohne abgeschlossene Hochschulbildung
  • immatrikulierte Studierende

Wissenschaftliche Hilfskraft (WHK)

  • wissenschaftliche Hilfskraft mit abgeschlossener Hochschulbildung (z. B. Fachhochschulabschluss oder Bachelor-Abschluss) oder mit „Master-Abschluss“ in einem nicht akkreditierten Fachhochschulstudiengang
  • müssen nicht immatrikuliert sein

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Rechtliche Rahmenbedingungen

Brandenburgisches Hochschulgesetz (BbgHG)

Aus § 59 BbgHG (Wissenschaftliche und künstlerische Hilfskräfte)

  1. Personen mit einem erfolgreich abgeschlossenen Hochschulstudium oder fortgeschrittene Studierende können als wissenschaftliche oder künstlerische Hilfskräfte beschäftigt werden.
  2. Sie haben die Aufgabe, Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer, in begründeten Ausnahmefällen auch sonstiges wissenschaftliches oder künstlerisches Personal, bei den dienstlichen Aufgaben sowie Studierende unter der fachlichen Anleitung einer Hochschullehrerin oder eines Hochschullehrers im Rahmen der Studienordnung bei ihrem Studium zu unterstützen. Die Aufgaben sollen zugleich der eigenen Aus- oder Weiterbildung dienen.

Das bedeutet

  • sie sollen Hochschullehrer*innen bei den dienstlichen Aufgaben unterstützen,
  • sie können Studierende unter der fachlichen Anleitung einer/eines Hochschullehrer*in im Rahmen der Studienordnung bei ihrem Studium unterstützen,
  • die Aufgaben sollen der eigenen Aus- und Weiterbildung dienen.

Daraus folgt

  • bei Tätigkeiten ohne engen Bezug zu Forschung und Lehre handelt es sich nicht um Hilfskraftstellen und
  • Studierende Beschäftigte sind nicht automatisch wegen ihres Studierendenstatus studentische oder wissenschaftliche Hilfskräfte, dies muss sich auch in entsprechenden wissenschaftsnahen Arbeitsinhalten widerspiegeln.

Tarifrecht (Tarifvertrag der Länder - TV-L)

Aus § 1 TV-L

(3) Dieser Tarifvertrag gilt ferner nicht für

     b) wissenschaftliche und künstlerische Hilfskräfte

     c) studentische Hilfskräfte

Und der dazugehörigen Niederschriftserklärung zu § 1 Abs. 3 TV-L

„Die Tarifparteien gehen davon aus, dass studentische Hilfskräfte Beschäftigte sind, zu deren Aufgabe es gehört, das hauptberufliche wissenschaftliche Personal in Forschung und Lehre sowie bei außeruniversitären Forschungseinrichtungen zu unterstützen“

Das bedeutet

Wenn demnach Hilfskräfte die gleichen Arbeiten mit losem oder keinem Bezug zu Forschung und Lehre verrichten, die üblicherweise von regulären Tarifbeschäftigten ausgeübt werden, dann haben sie auch Anspruch auf tarifliche Bezahlung (BAG 08.06.2005, 4 AZR 396/04)

Mit ihnen wird dann ein Vertrag als geringfügig Beschäftigte im Rahmen von maximal 450,00 € abgeschlossen. Dieser Betrag entspricht den Stundensätzen für die studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte. Daraus ergibt sich eine maximale Arbeitszeit von 10,80 bzw. 9,70 Stunden pro Woche (s. Pkt. "Berechnung der Personalkosten").

Befristungsrecht

Die Verträge mit studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften werden entweder sachgrundlos über das Wissenschaftszeitvertragsgesetz oder über das Teilzeit- und Befristungsgesetz befristet.

Auswirkungen Wissenschaftszeitvertragsgesetz

Nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz sind befristete Arbeitsverträge bis zu einer Dauer von insgesamt sechs Jahren zulässig. Bei der Berechnung der Höchstgrenze werden alle Beschäftigungen als studentische/wissenschaftliche Hilfskraft an einer deutschen Hochschule unabhängig vom Stundenumfang berücksichtigt.

Nach Ablauf von sechs Jahren besteht keine weitere Beschäftigungsmöglichkeit als studentische oder studierende wissenschaftliche Hilfskraft.

Beschäftigungszeiten als studentische Hilfskraft werden nicht auf die zulässige Befristungsdauer als wissenschaftlicher Mitarbeiter angerechnet.

Beschäftigungszeiten als wissenschaftliche Hilfskraft werden auf die zulässige Befristungsdauer als wissenschaftlicher Mitarbeiter angerechnet, wenn:

  • die wissenschaftliche Hilfskraft nicht Studierende*r ist und
  • die Arbeitszeit über einem Viertel der regelmäßigen Arbeitszeit liegt.

Auswirkungen Teilzeit- und Befristungsgesetz

Beschäftigungszeiten als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft sind Zeiten einer Vorbeschäftigung im Sinne des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG). Dabei spielt keine Rolle, nach welchem Gesetz das jeweilige Arbeitsverhältnis befristet wurde.

Daraus folgt, dass Beschäftigte, die einen Vertrag als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft an der HNE hatten, danach nicht mehr im Land Brandenburg sachgrundlos gem. § 14 Abs. 2 TzBfG beschäftigt werden können.

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Arbeits(vertrags)bedingungen


Im Arbeitsvertrag selbst werden folgende Bedingungen festgelegt:

(s. Vertragsvorlage)



Daten von Arbeitgeber*in und Beschäftigte*m
Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
Hinweise
    • befristetes Beschäftigungsverhältnis
    • Hilfskräfte können aber auf eigenen Wunsch schon vor Ablauf der Vertragslaufzeit ihre Tätigkeit beenden (Aufhebungsvertrag, außerordentliche Kündigung, Kündigung durch Arbeitnehmer*in)

    Arbeitsort

    Arbeitsinhalte

    Arbeitszeit

    Hinweise

    • Arbeitszeit darf maximal 10 Stunden am Tag betragen
    • bei mehr als sechs Stunden ununterbrochener Arbeitszeit besteht Anspruch auf eine Pause von mindestens 30 Minuten
    • für die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit sind konkrete Wochentage und Uhrzeiten festzulegen
    • Stundennachweise/Stundenzettel sind mit genauen Angaben im jeweiligen Fachbereich bzw. der jeweiligen Struktureinheit abzugeben
    • Es sind maximal 19 h/Woche zulässig

    Arbeitsentgelt

    Hinweise

    • Stundensatz für SHK:    9,50 €
    • Stundensatz für WHK: 10,60 €

    Alle weiteren Bedingungen richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen wie folgt:

    Kündigungsfristen

    Hinweise

    • Die Kündigungsfristen ergeben sich aus §§ 622, 626 BGB.

    Jahressonderzahlung

    Hinweise

    • Hilfskräfte haben keinen tarifrechtlichen Anspruch auf eine Jahressonderleistungen (s.o. zu § 1 Abs. 3 TV-L)

    Urlaubsanspruch (Bundesurlaubsgesetz)

    Hinweise

    • regelt sich nach der Dauer des Arbeitsvertrages und gilt für Teilzeitbeschäftigte entsprechend anteilig
    • der gesetzliche Mindestanspruch von 24 Werktagen ergibt sich aus dem Bundesurlaubsgesetz
    • Urlaub verfällt, wenn er nicht bis zum Jahresende genommen wurde
    • bei Erkrankung im Urlaub, können die betroffenen Urlaubstage nachgeholt werden

    Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz)

    Hinweise

    • Greift nur, wenn das Arbeitsverhältnis seit einem Monat ununterbrochen besteht und die Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet wurde
    • Lohnfortzahlung bis zu sechs Wochen
    • Unverzügliche Unterrichtung des Arbeitsgebers über Erkrankung und voraussichtliche Dauer
    • Vorlage eines ärztlichen Attests spätestens am vierten Tag seit Beginn der Erkrankung
    • Läuft ein befristetes Arbeitsverhältnis aus, so endet auch der Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

    Mutterschutz (MuSchuG)

    Hinweise

    • Es besteht eine 6-wöchige Schutzfrist vor der Entbindung, in der eine Beschäftigung jedoch möglich ist. Während der 8-wöchigen Schutzfrist nach der Entbindung besteht ein absolutes Beschäftigungsverbot.
    • Wenn zum Zeitpunkt des Beginn des Mutterschutzes ein Vertrag als studentische oder wissenschaftliche HK besteht, dann erfolgt die reguläre Abmeldung bei der ZBB und es wird das kalendertägliche Mutterschutzgeld in Höhe von 13 € von der Krankenkasse gezahlt, wenn das monatliche Einkommen über diesem Betrag liegt (390 € oder 403 €).

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    Einstellungsverfahren

    Neueinstellung

    Bei einer Neueinstellung sind folgende Unterlagen erforderlich und müssen der Personalabteilung vorliegen.

    • Arbeitsvertrag
    • Formular „Persönliche Angaben“
    • Formular „Erklärungsbogen für geringfügig und kurzzeitig Beschäftigte“
    • Eintrag der Steuerident im Formular „ Persönliche Angaben“
    • aktuelle Immatrikulationsbescheinigung
    • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
    • Ausschreibungstext (nur für WHK)
    • tabellarischer Lebenslauf (nur für WHK)
    • Abschlusszeugnis - Diplom, Bachelor, Master (nur für WHK)
    • Unterschriebene Datenschutzerklärung (SHK und WHK) neu!!
    • Wer nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt, muss für die Einstellung zusätzlich vorlegen:
      • Kopie der Aufenthaltsgenehmigung,
      • bzw. bei Staatsangehörigkeit zu einem Mitgliedstaat der EU eine Kopie der Meldebescheinigung mit dem Eintrag „wissenschaftliche und studentische Nebentätigkeit gestattet“
    Wiedereinstellung bzw. Verlängerung

    Bei einer Wiedereinstellung sind folgende Unterlagen erforderlich und müssen der Personalabteilung vorliegen

    • Arbeitsvertrag (Version 5/2008)
    • aktuelle Immatrikulationsbescheinigung
    Hinweise zum Einstellungsvorgang
    • Verträge sind vor Beginn der Vertragslaufzeit einzureichen; eine nachträgliche Erfassung ist ausgeschlossen.
    • Der Vertrag muss eindeutige Angaben zur Finanzierung (Kostenstelle bzw. Kostenträger) enthalten.
    • Eingabeschluss bei der ZBB für den Zahlmonat ist zwischen dem 12. und 15. des Monats. Für die Gewährleistung der Entgeltzahlungen in ersten Monat des Beschäftigungsverhältnisses, müssen die Verträge und alle erforderlichen Formulare und Dokumente bis zum Ende des Vormonats in der Abteilung Personalangelegenheiten eingehen.
    • Bei einem Zeitraum von über einem Jahr zwischen zwei Verträgen, verlangt die ZBB erneut das Formular „PersönlicheAngaben“ und bei einem Zeitraum von mehr als zwei Monaten zwischen den Verträgen den „ErklärungsbogenfürgeringfügigundkurzzeitigBeschäftigte“.
    • Änderungen der Anschrift oder der Bankverbindung sind von den SHK´s und WHK´s selbstständig zu melden.
    • Alle eingereichten Dokumente müssen ordnungsgemäß vollständig ausgefüllt und von allen entsprechenden Parteien unterschrieben worden sein.
    Hinweise zur Berechnung der Personalkosten
    • Lt. Vereinbarung der Tarifgemeinschaft der Länder sind maximal 19 h/Woche zulässig.
    • Mit dieser Höchststundenzahl kämen die SHK´s und die WHK`s über die Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 450,00 € pro Monat.
    • Das bedeutet, dass neben dem Arbeitgeber auch die SHK´s und WHK`S Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen hätten. Sobald die 450,00 €-Grenze unterschritten wird, besteht nach neuester Rechtsprechung auch für den Arbeitnehmer die Rentenversicherungspflicht, von der er sich jedoch auf Antrag befreien lassen kann. Diese Beantragung ist auf den Formularen ZBBA25-01/2015 (Persönliche Angaben) und ZBBA42-01/2015 (Geringfügige Beschäftigung) vorgesehen. In jedem Fall hat der Arbeitgeber einen Pauschalbeitrag in Höhe von 28 % zu zahlen. 
    • Wenn Hilfskräfte in den Genuss der Sozialversicherungsfreiheit kommen sollen (wollen), dann können übertragen werden:
    SHK´s höchstens 46,958 h/Monat (10,80 h/Wo) und

    WHK`s höchstens 42,176 h/Monat (9,70 h/Wo)





    • Für die Kalkulation der Personalkosten ist die Stundenzahl/Monat mit dem jeweiligen Stundensatz zu multiplizieren und der Pauschalbetrag von 28 % (Sozialversicherung) dazuzurechnen,

    z.B.

    SHK mit 10 h/Wo:

    10 h * 4,348= 43,48 h / Monat * 9,50 € = 413,06 € (monatliches Brutto)

    413,06 € * 1,28 = 528,72 € (Personalkosten)





    Umgang mit weiteren Beschäftigungsverhältnissen
    • Werden zwei geringfügige Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber ausgeübt, so werden sie sozialversicherungsrechtlich als ein Arbeitsverhältnis gewertet.
    • Wenn beide geringfügige Beschäftigungsverhältnisse nicht zu einem Verdienst über 450,00 € führen, ist weiterhin von einem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis auszugehen, falls diese Grenze überschritten wird, dann fällt die Sozialversicherungspflicht an.
    Verfahren zur Abrechnung der studentischen Hilfskräfte
    • Die Verträge werden durchgehend, d.h. für die gesamte Laufzeit, bei der Zentralen Bezügestelle Cottbus (ZBB) abgerechnet.
    • Monatliche Stundenmeldungen werden nicht mehr berücksichtigt; die Kontrolle über die geleisteten Stunden obliegt der bzw. dem fachlichen Vorgesetzten.
    • Der Stundennachweis muss zwei Jahre aufbewahrt werden und nur auf Nachfrage der Abteilung Personalangelegenheiten vorgelegt werden.
    • Die zu vereinbarenden wöchentlichen Stunden sind möglichst bedarfsgerecht zu kalkulieren.
    • Die Finanzierung für die gesamte Vertragslaufzeit muss feststehen, monatlich unterschiedliche Buchungen können nicht mehr gemeldet werden.
    • Nachträgliche Zahlungen mit möglicherweise unübersichtlichen Abschlägen sind nicht mehr möglich.
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    Interessenvertretung

    Ansprechpartner für die studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte für die Vertretung ihrer Interessen sind:

    • Schwerbehindertenvertretung
    • Gleichstellungsbeauftragte
    • Hochschulgremien (Senat, Fachbereichsrat, Kommissionen)
    • Studierendenvertretung (Fachschaftsrat, AStA)
    • Personalrat: gem. § 90 Abs. 1 Nr. 7 PersVGPersonalvertretungsgesetz Brandenburg sind sHk und wHk vom Geltungsbereich ausgeschlossen

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    (letzte Änderung: 01.02.2017 von Andrea Großkopf)