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Postfachpflege und Umgang mit Spam

Probleme mit Outlook und Tipps zur optimalen Nutzung

Um der zunehmenden Spamflut Herr zu werden, haben wir seit Anfang August 2013 einen effektiven Spamfilter installiert. Es erreichen uns derzeit bis zu 3 Mails pro Sekunde, wovon teilweise 98% Spam ist.

Der Spamfilter lernt von jeder „guten“ und gesendeten Email. Sie können selbst steuern, was Sie ungefiltert bekommen möchten. Jeder Email-Partner, dem Sie jetzt eine Email schicken, wird automatisch auf eine Whitelist gesetzt und wird nie mehr gefiltert. Sollte doch einmal eine „gute“ Email geblockt werden, erhält der Absender eine aussagekräftige Fehlermeldung. Ein Grundprinzip des Filters ist, das dieser Spam-Emails gar nicht erst annimmt, und somit unseren eigentlich Emailserver enorm entlastet -> Greylisting.

Der Junk-E-Mail-Ordner bleibt leer

Offensichtliche Spam-Emails werden jetzt gar nicht erst angenommen und landen deshalb auch nicht mehr im Junk-E-Mail-Ordner Ihres Postfaches. Emails, bei denen es nicht eindeutig ist, erhalten weiterhin die Spamkennzeichnung im Betreff und landen in Ihrem Postfach.

Umgang mit Spam

Spam orginalDer zentrale Spam-Filter erlaubt effiziente und einfache Filtermöglichkeiten. Es erfolgt eine Kennzeichnung der Email mit "[SPAM]" im Betreff, sobald eine Email als Spam-Email erkannt wurde.

Alle Emails mit "[SPAM]" im Betreff werden automatisch in den Ordner Junk-E-Mail verschoben.

Sie sollten den Junk-E-Mail Ordner regelmäßig überprüfen und die Emails entweder löschen (mit STRG + A alle Emails markieren und anschließend mit UMSCH + Entf endgültig löschen) oder in den Posteingang zurück verschieben. Sollte die Email fälschlich als Spam markiert worden sein, können Sie dem Absender eine Email senden und ihn so in die Whitelist befördern (wird immer durchgelassen) oder diese falsch erkannte Spam-Email an den Spamfilter weiterleiten, damit dieser daraus lernen kann (an: nospam@spamreport.hnee).

Emails im Ordner Junk-E-Mail, die älter als 14 Tage sind, werden automatisch entfernt.

Alle Nutzer
können mithelfen, den Spam-Filter zu verbessern. Bisher waren folgende Dinge ärgerlich:

1) - Sie haben einen Newsletter abonniert und die Emails landen immer im Junk-E-Mail Ordner (vormals Spam-Ordner)

Gute Email (nicht persönliche) landet im Junk-E-Mail-Ordner (Fall 1): Neues Emailfenster an notspam@spamreport.hnee öffnen und die Emails als Anlage hinzufügen -> und absenden (Betreff nicht nötig).

2) - Emails bestimmter Absender (yahoo.de; web.de etc.) landen immer im Junk-E-Mail Ordner (vormals Spam-Ordner) 

Persönliche Email landet im Junk-E-Mail-Ordner (Fall 2): Schicken Sie dem Absender einfach eine Email. Sie können dem vorbeugen, indem Sie eine Liste mit den Emailadressen Ihrer Email-Partner an die Whitelist des Spamfilters schicken. Neues Emailfenster an white@spamreport.hnee öffnen und die Emailadressen (Zeile für Zeile) in den Nachrichtentext schreiben -> und absenden (Betreff nicht nötig).

3) - Sie erhalten unerwünschte Emails in den Posteingang

Spam-Email landet im Posteingang (Fall 3): Neues Emailfenster an spam@spamreport.hnee öffnen und die Emails, die Spam sind, als Anlage hinzufügen -> und absenden (Betreff nicht nötig, einfach weiterleiten geht auch).


Neben diesen selbst zu benutzenden Steuerungsmechanismen gibt es weitere Filtermöglichkeiten, die von den ITSZ-Mitarbeitern eingestellt werden können. Können ein Problem nicht selbst beseitigen oder haben Fragen, wenden Sie sich an itsz@hnee.de (wenn möglich, fügen Sie die betreffende Email als Anhang bei).

Klicken Sie hier:
asspblock@spamreport.hnee und schicken diese Email ab, um eine Liste der geblockten Emails an Sie zu erhalten.

(letzte Änderung: 22.09.2014 von Andreas Bonadt)