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Beschaffung von Hard- und Software

Position des IT-Servicezentrum

Das IT-Servicezentrum (ITSZ) ist eine zentrale Einrichtung der HNE Eberswalde und demzufolge für fachbereichsübergreifende und zentral zu organisierende Belange zuständig und bietet einen IT-Support für die Hochschule. Die Liste unserer Aufgaben finden Sie im aktuellen Jahresbericht www.hnee.de/K3489.htm auf unseren Webseiten. Die uns zugewiesenen Haushaltsmittel decken gerade einmal die laufenden Kosten im Jahr und erlauben kaum Neu- oder Ersatzbeschaffungen, weshalb wir auf Fördergelder und andere Sonderfonds angewiesen sind.

In den letzten Jahren sind die Hardware-Anschaffungskosten zwar gesunken, gleichzeitig aber die Kosten für inzwischen unumgängliche Wartungsverträge für Hard- und Software enorm gestiegen – Virenscanner, Spamfilter und Backupsoftware verlangen ständige Aktualisierungen. Um unsere Computer mit Software ausstatten zu können, beteiligen wir uns auch in Kooperation mit anderen Hochschulen und öffentlichen Einrichtungen an diversen Rahmenverträgen (Microsoft Select, Adobe CLP) und haben eine Reihe von Lizenzverträgen laufen, die uns die hochschulweite Nutzung bestimmter Software erlauben (Adobe TSL, Citavi, SPSS, Dreamspark). 

Der Einsatz der von uns zentral finanzierten Software muss ihm Rahmen der jeweiligen Lizenzbedingungen erfolgen. Leider sind diese Lizenzbedingungen oft so unklar formuliert und selten gibt es Mittel zur Überwachung einer ordnungsgemäßen Lizensierung vom Hersteller. Oft können die Lizenzbedingungen eines Herstellers verschieden interpretiert werden, so dass wir hiermit - zumindest für unsere Hochschule - versuchen, klare Abgrenzungen zu finden.

Beschaffung von Softwarelizenzen

1. Das ITSZ beschafft auf eigene Kosten Software, die a) hochschulweit für die Lehre eingesetzt wird, oder b) bei der fachbereichsübergreifend ein Nutzungsinteresse vorliegt und die über zentral organisierte Rahmen- oder Lizenzverträge günstiger beschafft werden kann, oder c) auf zentralen Servern eingesetzt wird, die der gesamten Hochschule zur Verfügung stehen, oder d) die zur Organisation der internen Arbeit des ITSZ nötig ist.

2. Die Fachbereiche beschaffen auf eigene Kosten Software, die a) im Interesse einzelner Studiengänge oder Fachbereiche liegt, oder b) auf den Computern der Beschäftigten des jeweiligen Fachbereichs oder auf Computern von Beschäftigten angeschlossener Drittmittelprojekte installiert wird, oder c) auf den studentischen Computern in den PC-Pools installiert wird und keine allgemein eingesetzte Standardsoftware darstellt.

3. Die Hochschulleitung und -verwaltung beschaffen auf eigene Kosten Software, die a) für interne Verwaltungsaufgaben benötigt wird, oder b) auf den Computern der Beschäftigten installiert wird.

4. Die Bibliothek beschafft auf eigene Kosten Software, die a) für den Betrieb der Bibliothek benötigt wird, oder b) auf den Computern der Beschäftigten installiert wird.

Sämtliche speziellen Software-Beschaffungen sollten vorher mit dem ITSZ besprochen werden, um die Installierbarkeit zu gewährleisten. Rahmen- und Vertragslizenzen können über das ITSZ beschafft werden (die Formulare Beschaffungsantrag und -prüfung müssen uns vorliegen, aus denen die Finanzierung hervorgeht). Es sollte immer die kostengünstigste Beschaffungsvariante bevorzugt werden. Viele Lizenzbedingungen verbieten den Einsatz ihrer Software für kommerzielle Zwecke.

Spezielle Regelungen

Da viele Drittmittelprojekte aus der Industrie kommen bzw. einen kommerziellen Hintergrund haben, gilt für uns jedes Drittmittelprojekt als Kommerziell, solange wir keine schriftliche Gegendarstellung vom Projektverantwortlichen und von der Abteilung Haushalt und Beschaffung vorliegen haben.

1. Betriebssystem:

Über unseren MS-Select-Vertrag erhalten wir  Windows 7 oder Windows 8 kostengünstig, allerdings nur als Upgrade-Version. Es muss zwingend ein gültiges (ugrade-berechtigtes) Betriebssystem vorinstalliert sein (eine ältere oder andere Windows-Version).

Über Dreamspark erhalten wir Windows 7 oder Windows 8 (und andere MS-Software, außer Office) kostenlos für die Nutzung mit folgenden Einschränkungen: Nutzer dürfen nur Studenten sein oder Beschäftigte, die in der Lehre oder der nicht-kommerziellen Forschung tätig sind, oder den IT-Support leisten. Diese Gruppen dürfen die Software auch auf einem privaten PC betreiben. 

2. Office:

MS Office 2010 kann nur über den MS-Select-Vertrag bezogen werden.  Da wir nicht mit Sicherheit feststellen können, wie viele Computer wirklich noch im Einsatz sind, oder irgendwo in der Ecke stehen oder als Notebook nur selten an unserem Netz hängen, oder kein neues Office 2010 installiert haben, gehen wir davon aus, dass die vorhandenen Lizenzen nahezu den tatsächlichen Bedarf abdecken.

Für jeden neu zu beschaffenden Computer muss daher eine Office 2010 Professional Version gekauft werden, es sei denn, der Computer ersetzt einen vorhandenen Computer auf dem bereits Office 2010 installiert ist und der stillgelegt werden soll, oder der Computer benötigt kein MS-Office. Dieser stillzulegende Computer muss dann in das ITSZ übergeben werden, damit die Office-Lizenz entfernt werden kann.

Wurden Office-Lizenzen über den MS-Select-Rahmenvertrag erworben, sind die Nutzer dieser Lizenzen auch berechtigt die Office-Lizenz auch auf einem privaten Computer zu installieren (Work-at-Home).

Beschaffung von Hardware

Das ITSZ beschafft Hardware auf eigene Kosten, die a) zentral und nicht ausschließlich für die Lehre genutzte Computer b) zentrale Server und sonstige Technik für den Betrieb des Netzwerkes, welche der gesamten Hochschule zur Verfügung stehen, oder c) Computer und Technik für die Arbeit des ITSZ, oder d) einfache Reparaturen an beliebigen Computern.

Wir unterstützen bzw. beraten die Fachbereiche und sonstigen zentralen Einrichtungen der Hochschule beim Kauf von Computern/Notebooks und Zubehör. Aus personellen Gründen können wir keine zentrale Beschaffung für die Hochschule durchführen. Wir erfassen jedoch jedes Gerät, welches wir in unserer Netzwerk übernehmen, in unserer Datenbank. Das Gerät erhält von uns eine eindeutige Nummer (neben der Inventarnummer der Abt. Haushalt und Beschaffung) zur Identifikation. Diese benötigen wir zur Verwaltung der Geräte und der Wartungsarbeiten. Daher bitten wir Sie, uns zu jedem (nicht vom ITSZ) beschafften Gerät eine Kopie der Rechnung zukommen zu lassen (wegen eventuellen Garantiefällen und für die Erfassung von Softwarelizenzen).

Sollte die Beschaffung von Hardware über das ITSZ erfolgen sind die Formulare Beschaffungsantrag und -prüfung bei uns vorzulegen, aus denen die Finanzierung und der spätere Nutzer hervorgeht.

Zusammenfassung

1. Das ITSZ kauft i.d.R. nur zentral oder hochschulweit genutzte Hard- und Software ein und stellt die nötige Infrastruktur bereit, die für den Betrieb der Computer nötig ist

2. Einige Beschäftigte (s.o.) der Fachbereiche und alle Studenten können kostenfrei Lizenzen (aus dem Dreamspark-Programm) von Windows (u.a. MS-Software, außer Office) an ihrem Arbeitsplatz oder auf privaten PCs nutzen (siehe aktuelle Lizenzbedingungen)

3. Kaufen Sie neue Computer immer mit einer OEM-Version von Windows (möglichst Windows 7 Professional) und planen Sie den Kauf einer Office 2010 Professional-Lizenz (71,14 €) mit ein, die das ITSZ über den MS-Select-Vertrag für Sie kauft.

4. Schicken Sie uns eine Kopie der Rechnung für Computer/Notebooks, Drucker, Monitore, etc. für unsere Datenbank und die Abwicklung von Serviceaufträgen