Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
•••
Menü

ELVI

Elektronische Beschaffung an der HNE Eberswalde (HNEE)

Direkten Zugang zum ELVI Portal finden Sie unter folgendem Link: https://elvi3.hnee.de

Das ELVI-System bietet eine webbasierte digitale FunktionsoberflÀche und soll vor allem den Beschaffungsprozess sowie die Eingangsrechnungsbearbeitung vollstÀndig elektronisch abbilden.

Was sind Finanzierungsquellen (FQ)?

Die Hochschule erhĂ€lt vom Land Brandenburg verschiedene Mittel. Diese werden in sogenannte Erst-, Zweit- und Drittmittel differenziert und in kameraler Struktur (Kapitel, Titel, Untertitel) dargestellt. Die zur VerfĂŒgung gestellten Mittel können Zweckbestimmungen, wie bspw. Handlungsfelder und Maßnahmen, enthalten. GrundsĂ€tzlich wird bei der Bereitstellung der Mittel zwischen Personal-, Sach- und Investitionsmittel unterschieden. Dieses wird anschließend weiter auf die einzelnen Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder KostentrĂ€ger aufgeteilt. Im ELVI werden diese Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder KostentrĂ€ger mit dem Begriff „Finanzierungsquellen“ zusammengefasst.

Warum benötige ich einen ELVI-Zugang?

Um Bestellungen anlegen, prĂŒfen, freigeben und versenden sowie die zugehörigen Rechnungen prĂŒfen und zur Zahlung freigeben zu können, ist es notwendig, dass BeschĂ€ftigte der HNEE einen ELVI-Zugang erhalten. Entsprechend dem Vieraugenprinzip werden die Aufgaben auf zwei Personen aufgeteilt.

Ein Zugang bzw. die Berechtigung fĂŒr eine Finanzierungsquelle (Kostenstelle, Drittmittelprojekt, KostentrĂ€ger) wird nicht automatisch angelegt. Es ist die Entscheidung der bzw. des FQ-Verantwortlichen, ob die Berechtigung gewĂ€hrt wird. Die Rechte werden nach Antragstellung entsprechend der Bewirtschaftungsrichtlinie i.V.m. dem Rechte- und Rollenkonzept vergeben.

Ein Automatismus erfolgt nur bei bestimmten BeschÀftigungsgruppen der HNEE.

Welche ELVI-Benutzerrechte gibt es?

EinkĂ€ufer sind BeschĂ€ftigte der HNEE welche keine FQ-Verantwortung innehaben. Sie dĂŒrfen VorgĂ€nge und zugehörige Bestellungen anlegen und nach Genehmigung die Bestellungen versenden. Sie prĂŒfen den Wareneingang sowie die Richtigkeit der Rechnung.

FQ-Verantwortliche sind BeschĂ€ftigte der HNEE welche die Verantwortung fĂŒr die Finanzierungsquelle tragen (Bewirtschaftungsbefugnis). Die Verantwortung wird getragen durch die zustĂ€ndige Abteilungsleitung, das Dekanat oder der Projektleitung bzw. deren Vertretungen. Sie entscheiden ĂŒber Bestellungen. Sie geben die Rechnungen zur Zahlung frei.

Details und weitere Rechte werden im Rechte- und Rollenkonzept nÀher dargestellt.

Wie erhalte den ELVI-Zugang?

Um einen Zugang zu erhalten wenden Sie sich an die Abteilung Haushalt und Beschaffung per E-Mail an Haushalt@hnee.de und teilen bitte folgende Angaben mit:

  1. Vorname und Nachname (ggf. Titel) des*r Antragsteller*in
  2. Funktion der*s Antragstellers*in
  3. Nummer der Finanzierungsquelle(n)
  4. Umfang der gewĂŒnschten Rechte
  5. ggf. Angabe der*s Vertreters*in

Wie erhalte ich Kenntnis wann der Zugang freigeschaltet wurde?

Nach PrĂŒfung des Antrages durch die Abteilung Haushalt und Beschaffung erhalten Sie per E-Mail ein Antragsformular zugesandt. Das Formular ist zu unterzeichnen durch die bezeichneten Personen und im Original zurĂŒckzusenden. Nach Einrichtung des Zugangs wird dem FQ-Verantwortlichen, der*m Antragsteller*in und ggf. der benannten Vertretung ein Scan per Email ĂŒbersandt.

ELVI Rechte und Rollen

FĂŒr ELVI wurde außerdem ein Rechte und Rollenkonzept erarbeitet, diese finden Sie hier.